Wir empfehlen: Den Digitalen Belegaustausch

Damit übernahm der Steuerberater die Mandantenbuchführung und Kontrolle.

Der digitale Belegaustausch vereinfacht die Buchhaltung.
Der Mandant scannt oder faxt die Belege ins Datev-Rechenzentrum, wir holen die Belege dort digital ab und verbuchen diese. Gleichzeitig kann auch ein Mandantenzugriff eingerichtet werden, um z. B. Rechnungs-eingang und -ausgangsbücher zu führen, auch der Zahlungsverkehr kann hier abgewickelt werden.

Wie läuft der Scann-Vorgang ab?
Der Mandant faxt bspw. alle Belege an eine bestimmte Faxnummer (das Fax muss auf Rufnummernübertragung eingestellt sein!). Hier kann auch schon durch Vorblätter definiert werden um welche Belege es sich handelt (z. B. Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Kasse, Verträge, Lohn ….). Im gleichen Moment stehen die Belege zum Abruf für uns bereit. Der Beleg erscheint digital auf dem Bildschirm und wir können parallel die Maske unseres Buchungsprogramms öffnen und den Beleg verbuchen. Hierbei wird eine Verknüpfung zwischen Beleg und Buchungssatz erstellt. Es besteht also die Möglichkeit jederzeit den Beleg wiederzufinden und auszudrucken. Bei immer gleichen Belegen (z. B. Rechnungsausgang) erkennt das System nach einiger Zeit das verwendete Rechnungslayout und schlägt Werte vor.

Erweitert wird dieser Prozess durch die Möglichkeit digitale Kontoauszüge von der Bank zu erhalten und die Kasse als Excel-Datei mit Datenüber- gabe-Tool zu führen.

Am Ende können die Auswertungen/BWA digital zur Verfügung gestellt werden.

Vorteile für den Mandanten:

Die Unterlagen bleiben im Haus
Keine Portokosten für Unterlagen/Kein Zeitaufwand den Ordner vorbei zu bringen
Zeitnahe Buchführung möglich
Gleichzeitig eine Sicherung aller Belege
Entkoppelung der Abläufe des Mandanten (z.B. Zahlungsverkehr, Rechnungsprüfung etc.) von der Notwendigkeit uns Unterlagen zur Verfügung zu stellen.
Eine spezielle Aufbereitung der Unterlagen für den Steuerberater entfällt.
Abläufe werden optimiert, Rückfragen erleichtert
Zusatznutzen möglich: Zahlungsverkehr durch uns, Mahnungserstellung durch uns, Liquiditätsplanung etc.
Zeitaufwand wird optimiert, dadurch wird eine größere Preisstabilität geboten

Vorteile für uns:

Zugriff auf die Belege, auch noch nach Jahren
keine Abhängigkeit vom Einreichverhalten der Pendelordner. Daraus folgt eine bessere Zeitplanung (z.B. Urlaubszeiten)
Schnellere Belegverarbeitung, da gewisse Daten wie z. B. Rechnungsdatum vom System schon vorerfasst werden.

Sie haben Fragen? Rufen Sie uns gerne an – wir finden auch für Sie die optimale digitale Lösung!